◆藤田裕喜委員 続きまして、51ページ、２款総務費、１項１目の17番、庁用事務用品取扱経費1,546万8,418円についてお伺いします。
市役所内で使われる事務用品について合理的に調達ができているかどうか、不正ができる余地がないかどうか、また、不正があってもチェックできる仕組みがあるかどうか、こうした問題意識でお伺いしていきたいと思います。
まず、事業費の内訳についてですが、どのような事務用品にそれぞれ幾らかかっているか、主なもので構いませんのでお知らせいただけますでしょうか。
○来本健作委員長 契約検査課長。
◎孕石勝也契約検査課長 庁用事務用品取扱経費につきましては、主に全庁的に使用します物品を調達する経費となっております。
内訳でございますけれども、庁用消耗品といたしまして、コピー印刷用紙、プリンタートナー、新聞代、事務机・椅子等の支出が602万4,812円、印刷製本費といたしまして、蒲郡市の住所などを記載した印刷封筒など80万7,785円、備品購入費といたしまして、事務机66万円、また、事務用品など購入費として集中管理用消耗品費が797万5,821円となっており、ここには一般事務用品のほか被覆、防寒服の購入42万8,556円、ゴム印の購入費39万8,259円、複写機のコピー代150万2,882円、住宅地図の購入８万4,810円を含んでおります。
また、事務用品のうち、購入数の多い事務用品を幾つか御紹介させていただきますと、蛍光ペン、いろいろな種類はありますけれども、全部で646本、単価47円で３万362円。ホッチキスの針686箱、単価57円で３万9,102円。付箋紙、こちらも種類はいろいろありますが、合計で2,194個、金額で34万3,708円。また、Ａ４のフラットファイル4,771冊、単価58円で27万6,718円。段ボール箱が900個で、単価141円で12万6,900円となっております。
以上です。
○来本健作委員長 藤田裕喜委員。
◆藤田裕喜委員 少し細かい話をお伺いしますが、例えばボールペンや蛍光ペンは替え芯で使っているかどうか。また、替え芯ができるものを注文しているかどうか。ほかにも詰め替え対応できるような物品を基本としているかどうかについてもお知らせいただけますでしょうか。
○来本健作委員長 契約検査課長。
◎孕石勝也契約検査課長 通常の事務用品で使用するボールペン類は、集中管理用消耗品で調達しており、約200種類を業者と単価契約しております。そのうちボールペンの替え芯、蛍光ペン等の補充インクは用意させていただいております。
また、そのほかスティックのり及びその詰め替え用ですとか、スタンプのインク、食器洗剤の詰め替え用なども用意をさせていただいております。
また、事務用品全体を通しまして、原則として、グリーン購入法適用商品など環境に配慮した製品を指定して調達に努めております。
以上です。
○来本健作委員長 藤田裕喜委員。
◆藤田裕喜委員 次に、注文の仕方についてです。注文の仕方については、どのような仕組みで受け付けているでしょうか。個々の職員から個別に頼むことができるのか、それとも部署単位なのかお知らせいただけますでしょうか。
○来本健作委員長 契約検査課長。
◎孕石勝也契約検査課長 集中管理用消耗品の注文の仕方につきましてお答えさせていただきます。
先ほど申し上げました約200種類の事務用品につきましては、契約検査課において入札または競争見積りを行い、落札した業者とあらかじめ単価契約を締結しております。
発注は、単価契約を基に、原則といたしまして契約検査課において毎月１回取りまとめを行い、業者の発注をしております。
各部署からは、単価契約一覧を基に必要な事務用品を部署内で取りまとめていただきまして、所定の様式に事務用品名や、または数量を記入していただき、課長名において契約検査課にメールで依頼をいただくようになっております。職員個人から個別で依頼することには対応しておりません。
以上です。
○来本健作委員長 藤田裕喜委員。
◆藤田裕喜委員 各部署から受け付けた注文は、どのように処理され、どのように納品されるでしょうか。また、納品された事務用品は、すぐに各部署において使われているのでしょうか、それとも各部署において在庫があり、各部署において在庫が管理されているのでしょうか。
また、足りない分だけ発注され、足りない人に直接渡されるという仕組みになっているかどうか確認をさせていただきたいと思います。
○来本健作委員長 契約検査課長。
◎孕石勝也契約検査課長 各部署から受けた注文は、契約検査課において品目ごとに割り振って発注いたしまして、原則５日以内をめどに、庁外施設を除きまして、契約検査課に一括して納品をされます。
納品物は、契約検査課において部署ごとに組み直して、依頼を受けた部署の庶務担当などに連絡をいたしまして取りに来ていただきます。
各部署におきましては、すぐに必要とする事務用品につきましては、その場ですぐ手渡されます。また、在庫につきましては、やはり欠品すると事務の支障を来す、そういった物品もあるものですから、部署ごとの判断、または管理により、ある程度部署内でのストックをする消耗品、事務用品もあります。
また、部署内で使われないと判断した事務用品も中にはございまして、そういったものは契約検査課の不用品庫に持ち込んでいただき、必要とする部署に再度配布するといったような取組も行っているところです。
以上です。
○来本健作委員長 藤田裕喜委員。
◆藤田裕喜委員 次に、部署ごとの発注数についてですが、これは契約検査課において把握、管理はされているでしょうか。また、発注の状況、予算の残額の状況などについて、特に前年度との比較や過年度の平均との比較など数字で把握をされているでしょうか。
また、これらの数字について、例えば各部や各課において発表や共有があり、例えば使い過ぎに関する注意喚起などはされているでしょうか、お伺いします。
○来本健作委員長 契約検査課長。
◎孕石勝也契約検査課長 契約検査課において、各部署の発注状況につきましては把握をしております。毎年度、契約検査課において部署ごとに使用できる予算額を課ごとに配分しております。細かな解析までは行っておりませんけれども、前年度の不用額を参考にしながら配分額に取り組んでいるところでございます。
また、各部署が閲覧できるように全庁的な共有フォルダに執行状況一覧表を掲載しており、部署ごと、また、月ごとの使用状況を確認することができるようにしております。
また、何らかの事情により各課に配分している予算を超えるような場合につきましては、所属長が私にその旨説明をいただくような、そういったことを行っております。
以上です。
○来本健作委員長 藤田裕喜委員。
◆藤田裕喜委員 この経費で調達する事務用品については、いわゆる市場価格よりも安く買えているのでしょうか。市内の文房具店や量販店、また、インターネット等を通じて文房具を個人で買う市販の価格よりは安く買えているのでしょうか。また、どのくらい安くなっているのでしょうか、お伺いします。
○来本健作委員長 契約検査課長。
◎孕石勝也契約検査課長 市場価格の比較につきましては、事務用品は種類が多いため様々でありますが、例えばですが、３色ボールペン１本、定価税込み330円の商品につきましては、税込み187円で契約をしております。そのほか定価のあるものにつきましてはおおむね定価の５割または６割程で契約しております。店舗で単価で購入するよりも安く購入できているものと考えております。
また、インターネットと比較しましても同等または安く購入できている商品が十分にあるものと考えております。
以上です。
○来本健作委員長 藤田裕喜委員。
◆藤田裕喜委員 直近の不用額について、推移をお知らせいただけますでしょうか。
○来本健作委員長 契約検査課長。
◎孕石勝也契約検査課長 集中管理用消耗品の各部署に配分した額に対しての執行状況の推移につきまして、お答えさせていただきたいと思います。
令和５年度は、41部署に配分した額945万8,000円、これに対する執行額は797万5,821円、差し引き148万2,179円、執行率84％。令和４年度は、764万9,000円を配分いたしまして、執行額649万7,917円、差し引き115万1,083円、執行率85％。令和３年度は、764万9,000円を配分いたしまして、執行額691万1,312円、差し引き73万7,688円、執行率92％となっております。
以上でございます。
○来本健作委員長 藤田裕喜委員。
◆藤田裕喜委員 年度末に注文が増えるといったようなことはないでしょうか。年度の予算を使い切るために年度末に少し多めに注文があるとか、そうしたことは起きていないでしょうか、お伺いします。
○来本健作委員長 契約検査課長。
◎孕石勝也契約検査課長 年度末、特に３月でございますけれども、発注数は増えている傾向でございます。３月に増える要因の一つといたしまして、年度更新の準備のためのファイル用品の購入、また、ダンボールやガムテープの購入が増えること、また、新年度の人事異動を踏まえまして、その準備なども発注が増える一因となっているものと考えております。
以上です。
○来本健作委員長 藤田裕喜委員。
◆藤田裕喜委員 年度単位で物品ごとの注文数の制限などはあるでしょうか。例えばボールペンは何本まで、コピー用紙は何枚までといった形で上限か決まっているでしょうか、お伺いします。
○来本健作委員長 契約検査課長。
◎孕石勝也契約検査課長 事務用品や、また、コピー用紙の枚数の制限につきましては、各課いろいろ事務等あると思いますので、特に制限は設けておりません。
以上です。
○来本健作委員長 藤田裕喜委員。
◆藤田裕喜委員 契約検査課を通じることなく購入された事務用品は、経費として認められるのでしょうか。例えば出張先でどうしてもボールペンが必要になり、急遽コンビニで購入したが、契約検査課を通じて買うよりは高くなってしまった。このような場合でも事務用品の経費として認められるのでしょうか、お伺いします。
○来本健作委員長 契約検査課長。
◎孕石勝也契約検査課長 部署内で急遽調達が必要になった場合、こちらにつきましては、直接単価契約している業者に注文することは可能となっております。
先ほどたとえでお示しいただきました、出張などにおいての急遽必要となった職員個人での判断によって購入する現地のコンビニでの購入につきましては、現地で支払いをした事務用品について後で公費での支出をすることは認められていないと考えております。
以上です。
○来本健作委員長 藤田裕喜委員。
◆藤田裕喜委員 大変丁寧に詳しく御説明をいただきまして、ありがとうございました。現状を大変よく理解することができました。冒頭申し上げましたとおり、調達が合理的かどうか、不正ができる余地がないか、不正があってもチェックができるかどうかという観点からお伺いしましたが、おおむね問題なさそうだなという印象を持ちました。不用額も毎年多く出ており、必要以上の物品を買ってしまっているということもなさそうかなというように感じました。
ただ、２点ほど気になるところがありました。まず、各部署である程度在庫を管理することがあるという点です。これですと各部署で在庫をため込むことができるという仕組みになってしまっていますし、その中身、具体的な物品や個数までは契約検査課では把握をしていないということですから、例えば持ち帰りを防ぐということができないのではないかと思います。
また、もう少しチェック体制が仕組みとして整えられる必要があるように感じました。注文数が多過ぎると疑われる場合であっても、予算の範囲内であれば止められる仕組みがないですし、注意喚起は現状行っていないということでした。
また、購入可能数の上限を定めるということも買い過ぎを止める一つの仕組みになるかなというように思いますので、この２点については、ぜひ御検討をいただければと思います。
たかが文房具の話かもしれませんが、ボールペン１本をとっても、消しゴム１個をとっても、ファイル１冊をとっても、市民の皆さんの税金によって賄われているということですし、これはきちんと管理ができて当たり前、無駄がなくて当然という話でもあると思います。
とりわけ文房具は日常生活と密接につながっていますし、文房具ならポケットに入れて持って帰っても問題ない、捨ててしまっても分からないから大丈夫といった感覚は、やはり適当ではないと思います。クオカードを持ち帰ったら大変なことになるという認識はあると思いますが、ボールペンなら大丈夫ということではないと思います。どちらも持ち帰ったら大変なことだという認識が必要なのではないかと思います。
最近は市役所の仕事に対する市民の皆さんの評価も大変厳しいものがあると思いますので、不正ができる余地がないような仕組みづくり、また、チェック体制づくりが必要ではないかと思います。ぜひ御検討をいただきたいと思います。この件については以上です。ありがとうございました。